Trabajar, estudiar o dedicar tiempo a un proyecto propio son cosas que requieren concentración e implicación por nuestra parte. Trabajando en una oficina, pero, sobre todo, haciéndolo desde casa, es muy fácil perder el tiempo y caer en la espiral de culpabilidad, agobio y ansiedad al ver que nuestras tareas no avanzan y que no estamos pudiendo centrarnos.

La procrastinación es la acción o hábito de retrasar tareas que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables. Ante una responsabilidad inquietante, abrumadora, aburrida o tediosa, nos justificamos a posponerla a un futuro en el que nos sintamos ‘más centrados’, sustituyéndola por tareas menores o incluso acciones mundanas: redes sociales, ordenar cosas, etc.

Para luchar contra la procrastinación te proponemos algunos consejos y aplicaciones que puedes utilizar para gestionar mejor tu tiempo de trabajo.

Organiza tus tareas del día.

Hay muchos trucos que puedes utilizar que ya mostramos en nuestro artículo para mejorar tu productividad, pero lo mejor es empezar por organizar tu día. Muchas veces no dedicamos un momento a pensar en el conjunto del día que tenemos por delante, lo que puede llevar a que pequeñas microtareas aparezcan por nuestro cerebro mientras nos estamos dedicando a algo mayor. Hacer una llamada, publicar un tweet o comprobar el correo, son tareas que pueden cortar nuestro ciclo de trabajo, arrancando la concentración que pudiéramos tener.

Invertir 15 minutos a revisar todo lo que tenemos pendiente y apuntarlo como nuestra To Do List del día es una buena idea que ayuda a crear un reparto equitativo y coherente de nuestro tiempo. No pienses que ninguna tarea es menor: consultar el mail, comentar una duda con un compañero o hacer una pequeña llamada deben estar reflejadas en tu lista para evitar que se te olviden o que aparezcan como pensamientos fugaces durante la realización de otros quehaceres. Además, reflejar estas microtareas en nuestra lista ayuda a sentir esa satisfacción cuando tachas algo que has terminado ¡Cualquier avance es importante!

Cómo crear una lista de tareas para organizar el trabajo

Hacer una lista nos ayuda a tener control sobre nuestras tareas y distribución del tiempo.

Planifica también cuándo y de cuánto vas a hacer tus descansos y sé coherente con tu decisión. Si decides que vas a descansar 20 minutos cada 2 horas sé firme y cúmplelo cada día. De esta manera nos habituamos a tener un horario específico, por lo que tendremos un control mayor sobre nuestro tiempo.

Si bien tienes que adaptar tu horario a las necesidades diarias y/o emergencias que puedan surgir, deberíamos evitar trabajar cada día con un horario distinto o distanciar mucho nuestra jornada u horas de estudio. No sólo porque cortamos a nuestro cerebro el flujo de trabajo, sino porque seremos incapaces de crear una rutina, favoreciendo no ser capaces de ponernos en modo trabajo o estudio.

Aplicaciones para gestionar el tiempo de las tareas

Hoy en día tenemos diversas aplicaciones para nuestros móviles que pueden convertirse en una gran ayuda a la hora de planificar nuestro día a día laboral. Hemos recopilado nuestras favoritas para que puedas elegir las que más se adapten a tus necesidades.

Hay aplicaciones que te permite contabilizar el tiempo que gastas en cada tarea. Cada vez que comienzas a trabajar en algo, por ejemplo, contestar mails, activas un temporizador para ver cuánto tiempo tardas en hacer cada cosa que tienes que realizar a lo largo del día. Es especialmente útil si trabajas como freelance.

Al contabilizar las horas utilizadas en cada proyecto, puedes realizar una sencilla regla matemática para ver cuanto dinero ganas por el trabajo que estás haciendo. Por tanto, si como trabajador independiente ves que un tipo de proyecto te genera poco dinero en comparación con otro por las mismas horas trabajadas, en el futuro serás capaz de elegir mejor cuales te son más rentables.

Hay muchas aplicaciones que puedes utilizar con este fin. La más popular y habitual es Toggl, con una interfaz sencilla, pero limitada si no utilizas su opción premium. Esta opción desbloquea una función que te permite no sólo controlar tu tiempo, sino también tu dinero al hacer las cuentas tiempo/dinero de las que hablábamos anteriormente.

Control del tiempo a través de la aplicación Toggl.

Aplicaciones como Toggl permite monitorizar tu tiempo de trabajo.

TrackingTime permite contabilizar el tiempo de trabajo de todos los participantes de un equipo y crea métricas y reportes con los que poder organizarse mejor. Para equipos también es recomendable TopTracker, que ofrece una visión general de todos los proyectos y grupos de trabajo y la interfaz está diseñada específicamente para tener total control de todos ellos, haciéndola perfecta para freelances.

Otras opciones son MyHours y Tsheets, teniendo esta última una versión móvil que permite controlar tu tiempo en tareas que no requieren la utilización del ordenador. ¡Toda tarea es parte del trabajo!

¿Aún con todo no entiendes como el contador de Toggl ha avanzado tanto y tu trabajo tan poco? RescueTime monitoriza tu ordenador y te da una métrica exacta de qué has estado haciendo en cada momento. Puede que hayas gastado más tiempo del que crees mirando un segundín el twitter o buscando en spotify la canción ideal para escuchar mientras trabajas. O estuviste más rato del que pensabas mirando cómo escribir ese mail.

RescueTime es la prueba definitiva para concienciarte y reflexionar si realmente estás procrastinando. Además, una vez al mes te manda un informe para que puedas controlar tu productividad utilizando el ordenador.

Informe de uso del ordenador en la aplicación RescueTime

RescueTime es la solución definitiva para saber en qué estás perdiendo el tiempo.

Aplicaciones para no mirar el móvil

FocusCat App, Forest, Focus… Este tipo de aplicaciones son ideales para estudiantes, ya que el móvil es una de las principales fuentes de distracción que tenemos a nuestro alrededor. Tomando por ejemplo Forest, podemos decidir cuánto tiempo necesitamos estar alejados del teléfono móvil y comenzará el contador correspondiente. Cada vez que empecemos una de estas jornadas se plantará un árbol, que irá creciendo conforme el tiempo vaya pasando. Si consigues aguantar sin tocar el móvil en ese tiempo, se añadirá ese árbol a un gran terreno junto los demás éxitos que hayas cosechado en el pasado. Sin embargo, si minimizas la aplicación, sales de ella o cierras el contador, el árbol morirá.

Una experiencia gamificada y sencilla con la que podemos evitar perder el tiempo para concentrarnos al 100% en la tarea o estudio que tengamos entre manos.

Forest nos ayuda a mantenernos alejado del móvil y ser más productivos.

El teléfono es una de las principales distracciones. Forest nos ayuda a ser más productivos.

¿Por dónde empiezo a gestionar mejor mi tiempo?

Te propongo una forma de trabajar basada en cómo me organizo el tiempo para ser más efectiva.

  1. Nada más sentarte en la mesa de trabajo, prepara tus aplicaciones favoritas de gestión de tiempo, activa RescueTime y abre Toggl, por ejemplo.
  2. Visualiza tus tareas del día, empezando por lo que quedó pendiente del día anterior, tu trabajo para hoy y tus tareas a largo plazo y organízalas de la manera que te sea más cómoda: por fecha, por prioridad, por categoría, etc.
  3. Elige una tarea, calcula más o menos cuanto crees que vas a tardar en hacerla y programa tu aplicación para no mirar el móvil. Inicia entonces tu contador de Toggl o Tracking Time para controlar cuánto tardas en realizar dicha tarea.
  4. Una vez has terminado, táchala de la lista.
  5. Cuando llegues a tu hora de descanso, registra también el tiempo que vas a pasar descansando en tu Toggl o Traking Time, para no pasarte ni quedarte corto con tu tiempo de descanso.
  6. Poco antes de finalizar la jornada, revisa tu lista y prepara aquellas tareas que han quedado pendientes para el día siguiente.
  7. Revisa tu RescueTime para tomar conciencia del tiempo que has pasado procrastinando y valora cómo mejorar para la siguiente jornada.

Llevar una jornada productiva y aprovechar tu tiempo no sólo te convertirá en un excelente trabajador, sino que te ahorrará estrés y ansiedad ante el descontrol y acumulación excesiva de trabajo.

¿Cuáles son tus técnicas para evitar la procastinación? A veces cada uno puede encontrar sus propias formas de luchar contra ello, ¡queremos saber las tuyas! Coméntanoslo en nuestro Twitter, Instagram o Facebook.

 

Imagen de portada creado por pikisuperstar - www.freepik.es

 

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Marta Gil Gametopia

Marta Gil

PR, Product Manager y Social Media en Gametopia. Coordinadora de FemDevs.
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